RUҚАЗEN
В пилот

Как это работает

Инструкция по каждой функции: что сказать ассистенту в чате, что нажать в кабинете и что получат остальные. Коротко, читается с телефона.

Начало работы

Подключить WhatsApp и Telegram, собрать команду, войти в кабинет и что сказать людям в первый день.

  • Подключить номер WhatsAppКакой номер подойдёт ассистенту, как подключить его по QR или коду сопряжения, что такое прогрев первых трёх дней и что делать, если номер заблокировали.
  • Подключить номер TelegramАссистент сидит в Telegram как человек, с номера телефона, а не как бот. Вход по коду из приложения, двухэтапная проверка, как сотрудники находятся сами.
  • Команда и ролиКак добавить сотрудников, чем отличаются владелец, руководитель и сотрудник, кто кому может ставить задачи и что видит каждый. Отделы и их главы.
  • Вход в кабинетКак попасть в кабинет компании: вход по номеру телефона и коду, ссылки из сообщений ассистента, которые открывают нужную задачу сразу, и кто что видит.
  • Первый день: что сказать командеКак запустить ассистента в команде за один день: что сказать сотрудникам, какие три фразы им нужны, как не спугнуть людей и что проверить вечером.

Задачи в чате

Поставить задачу текстом, голосом или фото, закрыть, перенести, отменить, поручить нескольким и ответить автору.

  • Поставить задачуКак поставить задачу в чате: кому, что и когда, какие фразы понимает ассистент, что получает исполнитель, задача без срока и несколько поручений одним сообщением.
  • Голосовые, фото и документыАссистент понимает голосовые сообщения, фото и PDF: расшифровывает речь, читает документ, ставит задачу или прикладывает файл к ней и пересылает исполнителю.
  • Готово, в работе, не сделаноКак исполнитель закрывает задачу и отмечает начало, что происходит с «готово» без отчёта, закрытие нескольких задач одной фразой и статус «не сделана».
  • Перенести срокКак исполнитель или автор переносит срок одной фразой, почему больше нет согласования переноса, перенос пачкой и перенос без даты в бэклог.
  • Отменить задачуКто может отменить задачу, что происходит с баллами и уведомлениями, отмена нескольких задач сразу и чем отмена отличается от статуса «не сделана».
  • Задачи себе и план на деньКак сотрудник ставит задачи самому себе: план на день списком, задача из записки, уведомление руководителю без согласования и режим с подтверждением.
  • Одна задача нескольким людямКак поручить одно дело двум и более исполнителям: связка задач, у каждого своя часть и свои баллы, но ответы и статусы видят все участники и автор.
  • Комментарии и ответ авторуКак исполнитель отвечает автору по задаче, как автор задаёт вопрос исполнителю, куда попадают пояснения и чем комментарий отличается от записки.
  • Подтверждение «точно?» для голосовыхКогда ассистент показывает черновик задачи и спрашивает «точно?», как ответить, как включить подтверждение для всех голосовых или выключить совсем.
  • Если ассистент ошибся: 👎 и «не так»Как отметить ошибку ассистента реакцией 👎 или словами «не так», что с этим делает владелец в разделе «Диалоги», и как это улучшает ассистента.

Доска и сроки

Колонки от «Необходимо сделать» до «Завершённых», ожидание другой стороны и как считается «до конца дня».

  • Доска: колонки и как по ней двигатьСемь колонок доски в кабинете: от «Необходимо сделать» до «Завершённых», что в каждой лежит, как перетаскивание меняет срок и почему «неделя» в выходные — следующая неделя.
  • «На стороне исполнителя»: ждём другую сторонуСтатус для задач, где своя часть сделана и ждём клиента, поставщика или подпись: как перевести из чата и с доски, что останавливается и как вернуть в работу.
  • Срок до конца дняКак считается срок задачи без времени: до какого часа она открыта, когда становится просроченной, что меняет настройка «задача без времени открыта до» и срок со временем.
  • Списки и переносы в чате: сегодня, неделя, месяцКак посмотреть свои задачи на сегодня, завтра, неделю или месяц прямо в чате, разложить бэклог по дням одной фразой и что показывает утренний разбор бэклога.

Напоминания и сводки

Утренний план и вечерние итоги, напоминания о сроке и просрочке, настойчивые напоминания, тихие часы.

  • Утренний план и вечерние итогиЧто приходит каждому утром и вечером, что получает руководитель, как отключить сводки одной фразой, понедельничный разбор бэклога и группа как доска.
  • Напоминания о сроке и просрочкеКакие напоминания приходят исполнителю: за день до срока, в день срока, за час до времени, при просрочке, и как долго ассистент напоминает о просроченном.
  • Настойчивое напоминание («долби»)Как включить режим, когда ассистент напоминает исполнителю о задаче каждый час до ответа, ограничения WhatsApp, когда он останавливается и кто может включать.
  • Тихие часы, рабочий день и выходныеКогда ассистент молчит: ночь, выходные компании, рабочие часы напоминаний. Как настроить рабочий день, дни недели и часовой пояс, и на что это влияет.
  • Личные задачи, напоминания себе и привычкиКак завести личную задачу, которую компания не видит, поставить напоминание себе на время без баллов, и чем привычки отличаются от задач.

Баллы и рейтинг

Сколько баллов за задачу в срок и с опозданием, что происходит при отмене и как собирается рейтинг недели.

  • Как считаются баллыЗа что начисляются и снимаются баллы: в срок, с опозданием, не сделано, отмена, ошибочное «готово». Сетка компании и как баллы превращаются в премию.
  • Рейтинг недели и месяцаКак собирается рейтинг команды и отделов, кто и когда его получает, что в нём видно, и как смотреть рейтинг в кабинете за любой период.

Группы

Ассистент в рабочей группе: режимы, обращение по имени, группа как доска, кто может ставить задачи.

Автоматизация

Повторяющиеся задачи, регулярные вопросы команде, привычки, записки коллегам и поиск по памяти.

  • Повторяющиеся задачиКак завести задачу, которая создаётся сама: каждый понедельник, по будням в 10, каждое 25-е. Как посмотреть и остановить повторы, и как считаются баллы по ним.
  • Регулярные вопросы командеКак руководитель настраивает вопрос, который ассистент задаёт команде по расписанию, собирает ответы и присылает сводку, и чем это отличается от задач.
  • ПривычкиЛичный трекер привычек в чате: как завести, как ассистент спрашивает «было?», серия и статистика недели, как ответить и как убрать привычку.
  • Записки коллегамКак передать сообщение человеку или всей команде через ассистента без задачи, как приходят ответы, чем записка отличается от задачи и комментария.
  • Поиск по памятиКак спросить ассистента, что говорили раньше: по задачам, комментариям и запискам. Что он ищет, что показывает и чего в памяти нет.

Руководителю

Диалоги и ошибки ассистента, бюджет на модель, отделы, импорт из Trello, настройки и незнакомые номера.

  • Диалоги: что ассистент сделал и где ошибсяРаздел для владельца: переписка каждого сотрудника с ассистентом, журнал реальных действий, очередь ошибок после 👎, метрики качества и стоимости.
  • Бюджет на модельСколько стоит работа ассистента, как считается расход на модель, лимит на человека и на компанию, предупреждение на 80 % и мягкая остановка на 100 %.
  • Отделы и видимостьКак устроены отделы: дерево с главой, кто видит чьи задачи, кто кому может поручать между отделами, сводки главам отделов и привязка групп к отделам.
  • Перенести задачи из TrelloКак перенести доску Trello в Sharko: экспорт JSON, сопоставление колонок срокам и участников людям, что переносится, а что нет, и как проверить результат.
  • Настройки компанииВсе настройки Sharko в одном месте: имя ассистента, рабочий день, срок до конца дня, баллы, политика поручений, согласования, напоминания, бюджет, язык.
  • Незнакомые номераЧто делает ассистент, когда ему пишет человек не из команды: три политики, уведомление владельцу, лимит первых обращений и почему он не пишет незнакомым первым.

Не нашли ответа?

Напишите ассистенту «человек» — он позовёт руководителя. Или оставьте заявку, и мы разберём ваш случай вместе.

Записаться в пилот